Todo limpio y ordenado en 6 pasos
Organizar el escritorio es sencillo
Montones de archivos en constante crecimiento, innumerables blocs de notas, fotos de las últimas vacaciones y tazas de café sin lavar... este es el aspecto de muchos escritorios. Aunque hay estudios que afirman que un lugar de trabajo desordenado estimula la creatividad, hay bastantes argumentos a favor de la versión bien organizada.
El Instituto Fraunhofer ha determinado que hasta un tercio del tiempo de trabajo en oficinas se desperdicia con actividades sin valor añadido. Los escritorios desorganizados, en los que los empleados tienen que buscar constantemente el documento adecuado, contribuyen significativamente a esta ineficiencia. Esto fácil de evitar, déjanos mostrarte cómo.
¿Por qué es tan importante la organización del escritorio?
A primera vista, parece contraproducente perder el tiempo organizando el escritorio. Después de todo, en lugar de ellos podrías estar trabajando más. Sin embargo, un escritorio bien organizado te beneficia de muchas maneras:
- Trabajarás más rápido si tienes todos los materiales de trabajo a mano.
- Serás más productivo y podrás concentrarte mejor si tu trabajo no se ve interrumpido por las búsquedas.
- Podrás moverte más libremente si hay suficiente espacio en tu escritorio.
- Causarás una impresión más profesional a los clientes y colegas de trabajo si tu escritorio está ordenado.
- Evitarás la propagación de bacterias y virus si tu escritorio se limpia con regularidad.
6 pasos para un escritorio perfectamente organizado
A muchos empleados les gustaría tener un escritorio ordenado, pero no saben por dónde empezar. Podemos ayudarte a superar este obstáculo. En seis pasos, puedes organizar tu escritorio para que quede ordenado a largo plazo.
1. Despejar y limpiar el escritorio
Para tener suficiente espacio para la reorganización, lo primero que debes hacer es retirar todos los objetos y papeles de tu escritorio. Después, limpia la superficie del escritorio con un paño de microfibra húmedo. También deberías vaciar completamente los cajones y pasarles un trapo húmedo.
En principio, es aconsejable limpiar el escritorio una vez a la semana. Sin embargo, debes limpiar inmediatamente cualquier resto de comida o manchas de bebidas derramadas, para que las fuentes de gérmenes no tengan la oportunidad de desarrollarse. En el próximo capítulo descubrirás más sobre la correcta limpieza de tu equipo electrónico de oficina.
2. Clasificar documentos y utensilios
Ahora seguro que tienes delante toda una pila de papeles y materiales de trabajo. Lo mejor es empezar clasificando los documentos. Puedes clasificarlos en cuatro pilas:
- Lo necesitas pronto para tus tareas actuales
- Lo necesitas constantemente
- No estás seguro de si todavía lo necesitas
- Puede ser eliminado inmediatamente
Todo lo que haya aterrizado en la pila 4) puedes tirarlo inmediatamente. Los documentos de la pila 3) puedes eliminarlo dentro de dos semanas si no los has usado. Los papeles de las pilas 1) y 2) pueden volver a tu escritorio, preferiblemente bien dispuestos en un elemento de clasificación.
Ahora dedícate a tus materiales de trabajo como bolígrafos, clips y otros utensilios. Todo lo que ya no funciona puedes tirarlo directamente. Los materiales que ya no necesitas debes llevarlos al almacén o entregarlos a tus colegas.
3. Disponer el equipo de trabajo de forma ergonómica
El objetivo de este paso es organizar todo el equipo de trabajo que se requiere con frecuencia de tal manera que se pueda alcanzar fácilmente y sin cargar la espalda. Con estos auxiliares puedes evitar que tu escritorio se vuelva a desordenar inmediatamente:
- Usa los auxiliares de escritorio para conseguir más espacio en tu mesa. Con brazos giratorios para monitores y teléfonos, así como soportes para portátiles y tabletas, puedes colocar su hardware de forma flexible y al alcance de la mano.
- Con la ayuda de sistemas de clasificación como bandejas clasificadoras, columnas giratorias para archivadores y cajas con cajones, puedes dejar de ahogarte en los papales de tu escritorio. Todos los documentos tendrán su lugar fijo.
4. Organizar los cajones
Cualquier equipo de trabajo que necesite estar al alcance de la mano pero que no deba estar encima del escritorio puede guardarse en los cajones. Para que no se pierdan en el caos, tenemos tres consejos para ti:
- Utiliza separadores y cajas de almacenamiento para crear prácticos compartimentos donde tus suministros de oficina encuentren su lugar en el mundo. De esta manera, el orden se mantiene de forma permanente.
- Cubre el fondo de tus cajones con una estera antideslizante para que los objetos no se deslicen en cuanto los abras.
- Etiqueta tus cajones y los compartimentos que contienen para que todos los materiales terminen siempre en el mismo lugar.
5. Disponer una bandeja de entrada
En el transcurso del día llegan a tu escritorio todo tipo de documentos, cartas y notas. Para evitar que vuelvan a imponer el caos en tu recién conseguido orden, pide a tus colegas que pongan todo el correo en una bandeja de entrada que hayas designado. De esta manera podrás procesar tu correo en momentos específicos del día y no se te molestarán durante tu trabajo. Revisa tu correo y priorízalo como sigue:
- Deshazte inmediatamente de lo que no sea importante.
- Redirige los documentos de los que no seas responsable.
- Coloca inmediatamente todo lo que pueda ser archivado en las carpetas correspondientes.
- Procesa inmediatamente lo que se pueda hacer en menos de cinco minutos.
- Determina cuándo deseas procesar todos los demás documentos y ponlos en reserva, por ejemplo, en un compartimiento específico para ello de tu elemento de clasificación.
6. Ordenar al final de cada día de trabajo
Deja cinco minutos al final de cada día de trabajo para un ritual de limpieza. Pon todos los materiales de trabajo en su sitio para poder empezar cada mañana con un escritorio limpio. Además este ritual aumentará tu percepción de haber concluido el día laboral.
¿Cuál es la mejor manera de limpiar el equipo electrónico en el escritorio?
¿Dónde se acumulan la mayoría de las bacterias y virus en la oficina? Después de la taza de café de ayer, el teléfono es la mayor fuente de gérmenes. Aquí te revelamos cómo limpiar correctamente este y otros utensilios de oficina.
Teléfono y smartphone
Los gérmenes de tu mano y tu boca se quedan atrapados en tu teléfono. Por lo tanto, debes limpiarlo diariamente, especialmente durante la temporada de resfriados.
- Apaga el teléfono o el smartphone.
- Limpia el auricular y las teclas del teléfono con un paño de microfibra y desinfectante.
- Limpia la pantalla táctil del smartphone con un spray higiénico sin alcohol y un paño de microfibra.
- Asegúrate de que no entre ningún líquido en la carcasa.
Teclado
Los dedos sucios y las migas de comida en tu escritorio manchan tu teclado. Dependiendo del grado de suciedad, una limpieza semanal debería ser suficiente.
- Apaga el ordenador.
- Gira el teclado y sacude las partículas sueltas.
- Sopla la suciedad incrustada con un spray de aire comprimido.
- Limpia el teclado en húmedo con un paño de microfibra y desinfectante.
- Limpia los espacios intermedios con bastoncillos de algodón.
Ratón
Lo que es cierto para el teclado también lo es para el ratón: la limpieza diaria es necesaria para contener la propagación de los gérmenes.
- Apaga el ordenador.
- Limpia el ratón en húmedo con un paño de microfibra y desinfectante.
Pantalla
Una limpieza semanal de su monitor asegura una vista sin rayas ni huellas dactilares.
- Apaga el ordenador y desconecta la fuente de energía del monitor.
- Limpia la pantalla con un paño de microfibra ligeramente humedecido.
- No uses limpiacristales ni productos de limpieza a base de alcohol, ya que pueden atacar la superficie.
Esperamos que los consejos de este artículo te ayuden a conseguir un lugar de trabajo agradable y limpio. Estaremos encantados de aconsejarte sobre el equipamiento de oficina adecuado, productos de limpieza y suministros sanitarios.
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