Ahorrar dinero y ganar tiempo
6 consejos para una gestión eficiente del almacén
Tanto si se trata de un discreto sótano como de una nave de alta tecnología, el almacén de materiales es el centro neurálgico de su empresa. Y, por tanto, también uno de los principales factores de costes. A esto se une que precisamente las pequeñas y medianas empresas, además de dinero, también suelen invertir mucho (¿demasiado?) tiempo de trabajo en gestionar el almacén.
La organización eficaz de su almacén y de los procesos asociados influye en toda la cadena de valor. Por lo tanto, es esencial para su éxito examinar periódicamente la gestión de su almacén y reajustarla si es necesario. Su objetivo: un almacén adecuadamente equipado que le ahorre dinero y tiempo.
¿Qué requiere la gestión de almacén de las PYME?
Las medianas empresas funcionan de forma diferente a las grandes corporaciones y, por ello, plantean requisitos especiales respecto al almacenamiento ideal:
- La empresa debe funcionar con poco personal
- Los espacios reducidos deben aprovecharse al máximo
- Deben evitarse costes innecesarios de almacenamiento de material
- La gestión diaria del almacén debe suponer el menor tiempo posible
En resumen: el almacén perfecto debe engranar como una rueda dentada bien engrasada en los procesos de su empresa y no generar pérdidas por fricción. De este modo, ahorrará recursos valiosos como empleados, superficie comercial y capital.
Lo que de verdad importa en el almacén: 6 consejos prácticos.
Existen muchos métodos y enfoques diferentes sobre la optimización de almacenes. Pero, ¿cuáles son realmente relevantes para las PYME? Hemos recopilado para usted una lista de los mejores consejos. Todas las sugerencias se aplican bien a pequeñas y medianas empresas y le permitirán reconocer y aprovechar las oportunidades de mejora de su almacenamiento.
Gestión inteligente de las existencias: menos es más
¿Tener siempre todo en stock? Lo que parece una buena idea no resulta tan aconsejable para las PYME. Las grandes cantidades de existencias en almacén inmovilizan mucho capital, ocasionan costes continuos y le restan ligereza a su empresa.
Por lo tanto, el objetivo de una gestión eficiente debe ser mantener una cantidad de existencias lo más reducida posible. Las ventajas resultantes son: menores costes de espacio, tiempos de almacenamiento más cortos, mayor flexibilidad y mejor visión de conjunto. Plantéese las siguientes preguntas:
- ¿Qué existencias puedo reducir sin que afecte a los procesos comerciales?
- ¿Qué productos puedo pedir más a menudo en menor cantidad?
- ¿Puedo acordar con mis proveedores entregas justo a tiempo?
Inventario permanente: para no perder la visión de conjunto
¿Está siempre al tanto de los productos que hay en cada lugar y en cada momento? Si no es así, deje que un software de control realice un inventario permanente. Esto significa que cada movimiento de mercancías se registra y se notifica al ordenador central. Unos pocos clics le bastarán para saber exactamente las existencias que hay en su almacén. Esto supone una gran diferencia incluso en almacenes pequeños:
- Responda con flexibilidad a incidentes imprevistos o peticiones espontáneas de los clientes
- Ahorre en costes de personal gracias a la automatización
- Encuentre rápidamente las mercancías sin tener que gastar tiempo buscando en distintos sitios
- Mantenga su capacidad de acción sin tener que consultar constantemente al personal del almacén
E-procurement: compras en línea sin ninguna dificultad
¿Sigue adquiriendo sus bienes y servicios de la forma tradicional rellenando laboriosamente y a mano las hojas de pedido? Pase mejor de la compra manual a un proceso en línea, estandarizado y, siempre que sea posible, automatizado.
El uso de sistemas informáticos permite crear una interfaz eficiente entre los proveedores y su empresa. La llamada contratación electrónica tiene grandes ventajas para las empresas medianas:
- Podrá acelerar los procesos de su gestión de compras
- Reaccionará con mayor flexibilidad a las demandas dinámicas del mercado
- Podrá comparar de forma eficiente los precios y ver dónde puede ahorrar
- Mantendrá en todo momento el control gracias a los análisis e informes integrados
- Preparará a su empresa para un futuro totalmente digitalizado
Cambiar a los canales electrónicos de aprovisionamiento es un paso decisivo hacia una gestión óptima del almacén y resulta menos complicado de lo que cree.
Almacenar correctamente las cajas de cartón para evitarse problemas
Almacenes y cajas de cartón: dos términos que van irremediablemente unidos. Prácticamente todas las empresas confían en estos todoterreno del embalaje. Y con razón, pues al fin y al cabo el cartón es un material agradecido que no requiere cuidados, si se respetan algunas reglas básicas:
- Almacene las cajas a una temperatura entre 15 y 20 grados sin superar una humedad del aire del 60 por ciento
- Si es posible, apile las cajas de cartón en suelo llano en lugar de hacerlo en palets
- Compruebe las cajas de cartón del almacén cada seis meses y sustituya las que estén defectuosas antes de que se dañe la mercancía
- Con las cajas rectangulares se aprovecha al máximo el espacio disponible
- No debe superarse el peso de embalaje admisible
Colocar razonablemente las mercancías y rotularlas para crear más orden
La eficiencia en los procesos de trabajo es la clave para un almacenamiento óptimo. La correcta disposición de las mercancías constituye la base para ello y el uso óptimo del espacio y la ergonomía desempeñan aquí un papel importante:
- Los artículos de uso frecuente deben ser fácilmente accesibles, los modelos especiales raramente solicitados pueden almacenarse más atrás. Las mercancías que suelen pedirse juntas deben guardarse cerca.
- Almacene las mercancías de forma que sus empleados tengan la menor carga posible al levantarlas y acarrearlas. Esto significa apilar las mercancías pesadas cerca del suelo, mientras que las mercancías más ligeras pueden almacenarse en los estantes superiores.
- Introduzca una estructura organizativa clara para que los artículos puedan encontrarse rápida y fácilmente. La rotulación también garantiza la claridad.
Externalice su almacén para obtener más espacio y claridad
Un viejo dicho empresarial dice: céntrate en lo que se te da bien y delega el resto. El punto fuerte de su empresa es su actividad principal, no la gestión de almacenes. Por tanto, en muchos casos tiene sentido que las PYME externalicen el almacén.
Para tomar la decisión que mejor se adecúe a su empresa, conviene disponer de una relación transparente de los costes y consultar a un experto en externalización.
Encargue el almacenamiento a un socio competente que mantenga al día las operaciones, supervise los procesos y actúe con rapidez y determinación en caso de que se presenten problemas. Las ventajas son evidentes:
- Las responsabilidades de todas las cuestiones relacionadas con el almacén están claramente repartidas
- Dispondrá de capacidades libres para otras tareas en su empresa
- Reducirá los costes operativos y se evitará invertir dinero en nueva tecnología de almacenamiento
Optimizar el almacén es un proceso continuo que requiere una atención constante. Pero nuestra experiencia demuestra que el esfuerzo merece la pena, pues la inversión se amortiza sobradamente en forma de tiempo y dinero. Por ello, ¡atrévase a poner a prueba la gestión de su almacén! Estamos a su disposición para asesorarle individualmente sobre el tema de almacenamiento.
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